Produkt · E-Mail-KI
Jede E-Mail gelesen, klassifiziert, beantwortet.
Ihr Postfach läuft auch nachts.
Unsere E-Mail-KI liest eingehende Nachrichten, klassifiziert das Anliegen, beantwortet Standard-Fälle selbst und gibt alles andere strukturiert an Ihr Team weiter. Outlook, M365, IMAP – oder über Weiterleitungs-Regel.
< 60 s
Antwortzeit
87 %
Autonome Quote
24/7
Bearbeitung
DE/EN
+ weitere EU
Inbox5 neu
Anna Weber
Bestellung 48392 – Status?
Tim Kruse
Rechnung bitte erneut senden
J. Schulz
Ich möchte kündigen
Peter Funke
Frage zu Lieferzeiten
M. Huber
Beschwerde: defektes Produkt
So läuft eine E-Mail durch unsere Pipeline
Sechs Schritte von Empfang bis Antwort.
Kein Blackbox-Prozess. Jede E-Mail durchläuft die gleichen Stationen – alle observierbar und auditierbar.
01
Empfang
Via Weiterleitungs-Regel (einfachster Weg), IMAP/Exchange-Anbindung oder M365-API. Ihre Postfächer bleiben bei Ihnen.
02
Parsing
Anhänge werden gelesen (PDF, Bilder, Office-Dokumente). Threading erkannt. Footer und Signaturen automatisch abgetrennt.
03
Klassifikation
Erkennt das Anliegen zuverlässig: Bestellstatus, Rechnung, Beschwerde, Terminanfrage, Sonstiges. Mit Confidence-Score.
04
Antwort-Generierung
Standard-Fälle werden automatisch beantwortet – mit Zugriff auf Ihr CRM, Ihre Bestelldaten, Ihre Wissensbasis. Keine Halluzinationen.
05
Freigabe (optional)
In der Pilot-Phase: jede Antwort geht erst ins Review. Sobald Sie Vertrauen haben, schalten wir auf Auto-Send um – selektiv pro Kategorie.
06
Eskalation & Logging
Nicht klassifizierbare oder sensible E-Mails landen strukturiert im Postfach Ihres Teams – mit KI-Zusammenfassung und Handlungsempfehlung.
Kategorien-Beispiele
Was automatisch beantwortet wird – und was nicht.
Wir starten nie mit 100% Automation. Typischer Einstieg: 3-4 klar definierte Kategorien, dann schrittweise ausbauen.
Automatisch~ 87% der Fälle
- Bestellstatus / SendungsverfolgungAuto-Send
- Rechnungsanfragen (Duplikat, Status)Auto-Send
- FAQ / ProduktinformationenAuto-Send
- Termin-VorschlägeAuto-Send + Kalender
- Retourenanfragen (Standard)Auto-Send
An Ihr Team~ 13% der Fälle
- Beschwerden und EskalationenMit KI-Zusammenfassung
- Vertrags- und Kündigungs-ThemenStrukturiert + vorqualifiziert
- Individuelle SonderanfragenKlassifiziert + priorisiert
- Rechtlich heikle SachverhalteDirekt an Rechtsabteilung
- VIP-Kontakte (whitelisted)Niemals autonom
Anbindung
Wir greifen Ihre E-Mails ab – Sie entscheiden wie.
Drei Anbindungs-Wege, je nach IT-Policy und Geschwindigkeit. Am einfachsten: eine Weiterleitungs-Regel in Ihrem Postfach.
Empfohlen
Weiterleitung
Eine Regel in Ihrem Postfach: eingehende E-Mails werden an eine Insaight-Adresse weitergeleitet, Antworten gehen aus Ihrem Postfach. Null IT-Aufwand.
IMAP / Exchange
Direkte Anbindung an Ihren E-Mail-Server. Mehr Kontrolle über Threading und Markierungen. Technischer Aufwand überschaubar.
M365 / Google API
Native Integration in Microsoft 365 oder Google Workspace. Granulare Berechtigungen über OAuth.
Compliance
E-Mail-Archivierung, Löschkonzept, DSGVO.
E-Mail-Kommunikation ist rechtlich sensibler als Voice – GoBD, HGB, Aufbewahrungsfristen. Wir greifen nicht in Ihr Archiv ein.
Hosting in Europa
Keine Übertragung in Drittländer. AVV nach Art. 28 DSGVO im Standard-Vertrag.
Kein Eingriff in Ihr Archiv
Ihre E-Mail-Archivierung (GoBD-konform) läuft unverändert weiter. Wir verarbeiten nur, wir archivieren nicht.
Anhänge redaktionell geschwärzt
Sensible Daten in PDFs (Kreditkarten, Gesundheitsdaten, IBAN) werden on-the-fly aus der Verarbeitungskette entfernt.
Transkripte / Verarbeitungskopien nach 7 Tagen gelöscht
Original-E-Mails bleiben bei Ihnen. Unsere Verarbeitungskopien werden nach 7 Tagen anonymisiert, nach 30 Tagen gelöscht.
Setup-Timeline
Vom Kick-off bis zum ersten Auto-Send: ~ 4 Wochen.
Schneller als Voice, weil keine TK-Integration. Die ersten zwei Wochen: nur Freigabe-Modus, jede Antwort geht ins Review. Erst wenn die Qualität sitzt, schalten wir selektiv scharf.
1
Woche 1
Analyse & Kategorien
Wir lesen 500-1000 Ihrer letzten E-Mails und identifizieren die 3-5 Kategorien mit größtem Automatisierungs-Potenzial.
2
Woche 2
Anbindung & Training
Weiterleitung oder API einrichten. Tonalität auf Ihre Marke abstimmen. Erste Test-Antworten.
3
Woche 3
Freigabe-Phase
Alle Antworten laufen durchs Review. Sie korrigieren, wir lernen. Täglich messbar besser.
4
Woche 4
Go-Live
Erste Kategorie auf Auto-Send – meist Bestellstatus oder FAQ. Rest bleibt im Review. Rollout schrittweise.
USP
Freigabe-Phase auf unsere Kosten.
Setup, Training und die komplette Review-Phase tragen wir. Sie zahlen erst, wenn wir Ihre ersten Kategorien live auf Auto-Send gestellt haben.
Häufige Fragen
E-Mail-KI im Detail.
In der Pilot-Phase nicht. Dort geht jede Antwort ins Review. Erst wenn Sie Vertrauen haben und die Qualität passt, schalten wir kategorieweise auf Auto-Send um. Sie behalten jederzeit die Kontrolle, welche Kategorien autonom laufen.
Nächster Schritt
Starten Sie mit einem kostenfreien Erstgespräch.
Wir schauen uns Ihre Situation an, skizzieren eine Pilotierung und begleiten Sie auf Basis bewährter Best Practices durch den gesamten Prozess.
- Keine Vertragspflicht, keine Folgekosten.Wir geben Ihnen einen Überblick über erprobte Anwendungen von KI im Kundenservice,
- Konkreter Business Case und Prioritäten-Liste.Wir durchleuchten gemeinsam Ihre Systeme und Prozesse.
- Sie entscheiden danachFalls es passt, schlagen wir einen Piloten vor.